El análisis DAFO (también conocido como FODA o SWOT Analysis) es una de las herramientas más populares utilizadas en ámbitos como la planificación estratégica o el desarrollo personal. Aunque junto, con su popularidad, también han aparecido ciertos errores frecuentes, comúnmente aplicados y que hacen disminuir enormemente su utilidad.

En el presente artículo expondremos los tres errores más comunes a la hora de confeccionar y utilizar el análisis DAFO.

¿Por qué el DAFO es tan empleado?

La popularidad de esta herramienta de análisis estratégico se fundamenta en que es enormemente sencilla de utilizar: basta con clasificar todo los factores que determinan los aspectos positivos y negativos que influyen en una organización, distribuyéndolos en una matriz de 2×2.

La clasificación de los aspectos analizados se resume en dos perspectivas: si se trata de un aspecto interno (propio de la organización) o externo (relacionado con el entorno), y si se trata de un aspecto positivo o negativo. De esta forma, surgen 4 conceptos clave, que conforman el propio acrónimo DAFO:

• Debilidades: aspectos negativos e internos. Se trata de cuestiones o detalles que suponen desventajas, limitaciones o carencias
• Amenazas: aspectos negativos y externos. Se trata de elementos del entorno que pueden resultar perjudiciales, porque dificultan el rendimiento o ponen en peligro la supervivencia del proyecto o de la organización
• Fortalezas: aspectos positivos e internos. Son cualidades o características que se poseen y que suponen ventajas
• Oportunidades: aspectos positivos y externos. Son elementos del entorno que son favorables, porque favorecen el desempeño o generan condiciones favorables para el éxito

 

Tres errores habituales en la utilización del DAFO

El DAFO se trata de una herramienta extremadamente útil en la planificación estratégica, dado que su comprensión requiere muy pocos minutos previos, proporciona una visión amplia de una situación de un simple vistazo y no requiere conocimientos técnicos previos.

Sin embargo, con un uso tan extendido han aparecido también ciertos errores frecuentes, que se cometen de manera habitual y que hacen disminuir enormemente la utilidad de la herramienta.

Error #1: Maquillar el DAFO

Si el DAFO es, ante todo, una herramienta de diagnóstico empresarial encargada de tratar de establecer una imagen de la situación actual, dicha imagen debe ser lo más nítida posible a fin de no adquirir una percepción distorsionada de lo que está sucediendo.

Si no abordamos el DAFO como un ejercicio honesto de análisis, es frecuente que no se definan todas las debilidades o amenazas que existen, o en muchos casos se tenderá a «quitarles hierro«, en un intento de hacer menos duro el cuadro final.

Asimismo, cuando anteponemos terminar con un «gráfico bonito» o alcanzar una visión excesivamente optimista, es habitual hacer más hincapie en las Fortalezas, dándoles mayor relevancia o mayor protagonismo del que deben tener, en un intento de engrandecer los puntos fuertes internos sobre todo lo demás.

Incluso en ocasiones tendemos a concebir Fortalezas a aspectos que realmente no lo son, a fingir que no existen ciertas Debilidades,… o directamente pretender que no existen Amenazas en el entorno.

En el DAFO de la imagen anterior, extraído de la presentación que hizo recientemente el Gobierno de España del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, se ha suprimido directamente la perspectiva de Amenazas (probablemente porque se pretendía transmitir un mensaje excesivamente optimista).

Adicionalmente, contemplar la «Administración electrónica» como una Fortaleza no parece ser acorde a la realidad que sufre la ciudadanía, en todo lo que tiene que ver con los trámites con las Administraciones Públicas, partiendo simplemente de las enormes dificultades con los procesos de autenticación (certificados y firma digital).

 

Error #2: Crear directamente el DAFO sin pasos previos

Un error muy común a la hora de realizar un análisis DAFO es comenzar directamente a redactar sus elementos, desde cero, como si se tratara de una lluvia de ideas o un brainstorming. El mayor problema de abordar su elaboración de esta manera es que carece de un enfoque sistemático e integral: básicamente anotamos lo que más nos viene a la mente, aquellos sucesos más recientes o que han tenido un impacto más notorio en las últimas semanas. Pero no podemos estar seguros de que estemos cubriendo todos los aspectos que debemos analizar.

Una matriz DAFO debe ser la conclusión de un análisis pormenorizado, más o menos detallado o profundo, de las cuestiones que afectan a una organización, tanto desde el punto de vista interno como de su entorno. 

Por ello, suele resultar adecuado contemplar el DAFO como una fase posterior a un análisis interno (donde reflexionamos acerca de los recursos de la organización, sus resultados, su rendimiento, su clima laboral, etc.) y a un análisis externo (donde estudiamos el entorno, el mercado, el sector, las tendencias de consumo, las previsiones económicas, la situación política, etc.).

De lo contrario, un análisis DAFO que no puede demostrar que se basa en ciertos análisis previos, será un cuadro resumen que no puede garantizar ser completo ni riguroso. En ese sentido, si no estamos seguros de que un determinado diagnóstico contemple todas las pruebas necesarias para extraer una conclusión adecuada, ¿qué fiabilidad tiene para hacernos una composición de lugar correcta?

¿Cuál ha sido la base para elaborar este DAFO? ¿Cómo se ha llegado a las conclusiones de que «Servidores seguros» debe ser una Fortaleza, «Especialistas TIC» debe ser una Debilidad o «Calidad escuelas de negocio» es una Oportunidad?

Cuando establecemos «Especialistas TIC» como una Debilidad, ¿a qué nos referimos? ¿Queremos decir que hay una carencia importante en número de profesionales TIC en el mercado laboral, y que por lo tanto es una debilidad? Si así fuera, ¿en qué sentido es eso una debilidad? ¿Tenemos datos que permiten comparar esa cifra con la de otros países? ¿Qué estudios hemos utilizado para determinar que la demanda no podrá ser satisfecha?

¿O queremos decir que el perfil técnico de los «Especialistas TIC», independientemente de su número, es una Debilidad nacional? ¿Están poco preparados? ¿Sus competencias no están actualizadas?

¿O la mera presencia de «Especialistas TIC» es una desventaja?

 

Error #3: Considerar el DAFO como una herramienta de acciones

Es común en muchas ocasiones lograr cierta autocomplacencia al terminar de elaborar un DAFO. De alguna forma, la sensación de información que proporciona un DAFO nos genera cierta percepción de control, y a partir de la misma muchos equipos directivos se dan por satisfechos.

Sin embargo, es conveniente recordar que un análisis DAFO es una herramienta de diagnóstico. Te permite conocer la situación actual, a modo de fotografía del momento presente, pero no te indica cuáles son las prioridades ni las necesidades de avance. Dicho de otra manera, quedarse en el DAFO equivale al alivio de conocer un diagnóstico médico, pero no iniciar ningún tratamiento.

A raíz del DAFO, es necesario contemplar un conjunto de medidas o pautas de actuación, y para ello suele emplearse otra herramienta diferente: el análisis CAME. El CAME no deja de ser tratar de trabajar con cada uno de los elementos del DAFO:

• Para cada Debilidad, se debería contemplar una o más acciones de Corrección, para disminuir o eliminar dicha debilidad
• Para cada Amenaza, se debería contemplar una o más acciones de Afrontamiento, para reducir la probabilidad o minimizar el impacto de dicha amenaza
• Para cada Fortaleza, se debería contemplar una o más acciones de Mantenimiento, para potenciar o conservar dicha fortaleza
• Para cada Oportunidad, se debería contemplar una o más acciones de Explotación, para intentar materializar o impulsar el efecto positivo de dicha oportunidad

Por lo tanto, a partir de una matriz DAFO suele generarse un listado de acciones CAME (frecuentemente de mayor extensión que el primero, puesto que por cada elemento del DAFO puede extraerse una o más acciones a desplegar).

Debido a que los entornos reales sufren de limitaciones en forma de energía, tiempo o dinero, no es posible (y a veces ni siquiera es conveniente) el despliegue de todas las acciones del CAME. Es necesario, por ello, establecer una priorización de acciones y un cronograma a grandes rasgos de las mismas. Y de esta forma, surge un plan estratégico.

Dicho de otra manera, un análisis DAFO no es el último elemento de un plan estratégico, sino el punto previo al desenlace. A raíz del DAFO surgen un conjunto de acciones, adecuadamente priorizadas, que establecen las líneas estratégicas a abordar durante los próximos meses o años.

¿Qué acciones van a abordarse para que estas Fortalezas no se pierdan? ¿Y qué acciones van a abordarse para reducir estas Debilidades?

¿Cuáles son las acciones más importantes, y que debemos asumir sí o sí, para hacer frente al difícil entorno actual?

¿Cuáles son nuestras prioridades?

Lamentablemente, nada de estas preguntas está resuelto. Porque presentar un DAFO puede ser «la base de», pero «no sustituye a» presentar un plan de acciones.

 

Conclusiones

El análisis DAFO es una de las herramientas más conocidas de planificación estratégica. Resulta sencilla de utilizar, es fácilmente comprensible y permite obtener una visión amplia de la situación actual.

Sin embargo, un uso adecuado debe requerir vigilar estas tres ideas clave: debe ser el resultado de un análisis honesto, debe ser el resultado de un análisis completo y debe servir como base para disponer de un conjunto priorizado de acciones. De lo contrario, el DAFO será simplemente un ejercicio académico sin un verdadero trasfondo real.