4 Replies to “(Español) El overtime en consultoría y gestión de proyectos”
Hola Toni,
Excelente reflexión, con la que estoy de acuerdo en general.
En mi experiencia, hay algunos factores muy frecuentes por los cuales se producen overtimes esporádicos (no ya prolongados en el tiempo, lo cual es un síntoma de problemas en un plano superior: estrategia, organización, recursos, etc.): la pericia del consultor/analista/gestor de proyecto a la hora de estimar (ese arte tan difícil de dominar) un trabajo de forma realista y, más importante que esto aún, la correcta gestión de expectativas y la comunicación, vía mucha pedagogía, con el cliente del estado del proyecto en todo momento.
Es esto último, en mi opinión, lo que actúa de una manera más eficaz como extintor de posibles fuegos futuros, que siempre ocurren porque cuando las partes implicadas no están alineadas exactamente respecto al estado de evolución de un proyecto, apareciendo una desagradable sorpresa en algún momento que se se podrá convertir en crisis.
Esa capacidad de comunicación del consultor/gestor de proyectos con el cliente, haciendo especial hincapié en esa capacidad pedagógica para explicar y convencer de cuáles son las dificultades, por qué el tiempo es el que es, por qué los recursos tienen que ser los que son, por qué ha ocurrido una desviación y cualquier otra cosa que tenga que ver con el desarrollo del proyecto es absolutamente clave. En mi opinión, gran parte del éxito de un proyecto pivota sobre esa figura, el encargado del proyecto, y su capacidad de comunicación y pedagogía de la situación, tanto externa como interna. Si existen unas bases sólidas en la gestión del proyecto en ese aspecto, cualquier riesgo que se active y cualquier desviación podrá ser comunicada y gestionada con el mayor margen de maniobra posible.
Esos overtimes esporádicos son fruto, normalmente, de varios factores en conjunción, como los que has mencionado, pero son estas razones las que en mi opinión inciden más frecuentemente y con más repercusión para que se den situaciones de overtime.
Ante tu pregunta final, en mi opinión ser productivos y no recurrir a overtimes es perfectamente factible, de hecho debe serlo para conseguir una situación sostenible, si no la situación se quebrará en algún momento. Bajo mi punto de vista, la clave está en alinear las capacidades de trabajo y sus costes con los trabajos que se han aceptado. Ese dimensionamiento debe ser realista y estar bien hecho, si no, aunque no es una práctica muy común desgraciadamente, vale más renunciar al trabajo.
No renunciar a un trabajo cuya única rentabilidad está en un overtime seguro llevará, si no en el corto plazo sí en el medio, a un descontento por parte de los clientes (ya que en algún momento no se cumplirá lo comprometido) y a una situación negativa en el equipo de trabajo. Ninguna de las dos cosas son sostenibles a medio plazo, con lo cual, conviene replantear la estrategia y pensar si los proyectos que se están haciendo son los que se tienen que hacer, si los clientes son el target que busca la empresa, si los trabajadores, su talento y su coste son demasiado altos o demasiado bajos para los proyectos que se están haciendo, etc.
Sobre situaciones de overtimes continuados, ese es ya otro asunto que revela problemas mucho más importantes, algo no se está haciendo bien a nivel de dirección y de estrategia, ya que situaciones de ese tipo continuadas indican que hay una desalineación constante de los equilibrios necesarios para que una empresa que realiza proyectos los pueda realizar de forma sostenible, cumpliendo adecuadamente con los clientes y con los equipos de trabajo internos.
¡Muchas gracias por tu excelente comentario! Has dado en el clavo de otras causas, también muy importantes, y que a mí se me habían escapado en el post.
Es cierto que una pobre estimación de los trabajos a realizar es un riesgo importante que rompe cualquier planificación, y que puede repercutir en overtime. A pesar de que existen numerosas técnicas para estimar (y varias contramedidas para mitigar los problemas de una mala estimación), en la práctica “estar corriendo tras el reloj” es el día a día de muchos proyectos.
En tu comentario mencionas la sostenibilidad, que también es un elemento crítico sobre el que reflexionar. Creo que daría por sí de un post entero 🙂
En cuanto a la comunicación con el cliente realizada por el responsable de proyecto, es cierto que también es importante (hablas de pedagogía con el cliente, un término curioso pero nada desacertado). Me parece que es una parte fundamental, tanto en el caso de clientes externos como de clientes internos. Supongo que en este último caso, cuando los proyectos se realizan dentro de la organización, puede resultar incluso más importante (especialmente si la imagen de otras áreas de negocio tienen un concepto desafortunado del Departamento de TI).
Me parece muy interesante reflexión, y cuanto a la pregunta no se puede evitar lo inevitable, pero si se puede estar preparado para cualquier tipo de situación. Pienso que una solución sería tener al equipo de colaboradores separado por grupos, manera de que si existe un OVERTIME, no tengan que repetir la misma jugada los mismos miembros del grupo para no perder la eficiencia y eficacia del equipo total, tener listo al equipo de respaldo siempre que exista necesidad y estos varíen.
Hola Toni,
Excelente reflexión, con la que estoy de acuerdo en general.
En mi experiencia, hay algunos factores muy frecuentes por los cuales se producen overtimes esporádicos (no ya prolongados en el tiempo, lo cual es un síntoma de problemas en un plano superior: estrategia, organización, recursos, etc.): la pericia del consultor/analista/gestor de proyecto a la hora de estimar (ese arte tan difícil de dominar) un trabajo de forma realista y, más importante que esto aún, la correcta gestión de expectativas y la comunicación, vía mucha pedagogía, con el cliente del estado del proyecto en todo momento.
Es esto último, en mi opinión, lo que actúa de una manera más eficaz como extintor de posibles fuegos futuros, que siempre ocurren porque cuando las partes implicadas no están alineadas exactamente respecto al estado de evolución de un proyecto, apareciendo una desagradable sorpresa en algún momento que se se podrá convertir en crisis.
Esa capacidad de comunicación del consultor/gestor de proyectos con el cliente, haciendo especial hincapié en esa capacidad pedagógica para explicar y convencer de cuáles son las dificultades, por qué el tiempo es el que es, por qué los recursos tienen que ser los que son, por qué ha ocurrido una desviación y cualquier otra cosa que tenga que ver con el desarrollo del proyecto es absolutamente clave. En mi opinión, gran parte del éxito de un proyecto pivota sobre esa figura, el encargado del proyecto, y su capacidad de comunicación y pedagogía de la situación, tanto externa como interna. Si existen unas bases sólidas en la gestión del proyecto en ese aspecto, cualquier riesgo que se active y cualquier desviación podrá ser comunicada y gestionada con el mayor margen de maniobra posible.
Esos overtimes esporádicos son fruto, normalmente, de varios factores en conjunción, como los que has mencionado, pero son estas razones las que en mi opinión inciden más frecuentemente y con más repercusión para que se den situaciones de overtime.
Ante tu pregunta final, en mi opinión ser productivos y no recurrir a overtimes es perfectamente factible, de hecho debe serlo para conseguir una situación sostenible, si no la situación se quebrará en algún momento. Bajo mi punto de vista, la clave está en alinear las capacidades de trabajo y sus costes con los trabajos que se han aceptado. Ese dimensionamiento debe ser realista y estar bien hecho, si no, aunque no es una práctica muy común desgraciadamente, vale más renunciar al trabajo.
No renunciar a un trabajo cuya única rentabilidad está en un overtime seguro llevará, si no en el corto plazo sí en el medio, a un descontento por parte de los clientes (ya que en algún momento no se cumplirá lo comprometido) y a una situación negativa en el equipo de trabajo. Ninguna de las dos cosas son sostenibles a medio plazo, con lo cual, conviene replantear la estrategia y pensar si los proyectos que se están haciendo son los que se tienen que hacer, si los clientes son el target que busca la empresa, si los trabajadores, su talento y su coste son demasiado altos o demasiado bajos para los proyectos que se están haciendo, etc.
Sobre situaciones de overtimes continuados, ese es ya otro asunto que revela problemas mucho más importantes, algo no se está haciendo bien a nivel de dirección y de estrategia, ya que situaciones de ese tipo continuadas indican que hay una desalineación constante de los equilibrios necesarios para que una empresa que realiza proyectos los pueda realizar de forma sostenible, cumpliendo adecuadamente con los clientes y con los equipos de trabajo internos.
Un saludo.
Buenas Jose,
¡Muchas gracias por tu excelente comentario! Has dado en el clavo de otras causas, también muy importantes, y que a mí se me habían escapado en el post.
Es cierto que una pobre estimación de los trabajos a realizar es un riesgo importante que rompe cualquier planificación, y que puede repercutir en overtime. A pesar de que existen numerosas técnicas para estimar (y varias contramedidas para mitigar los problemas de una mala estimación), en la práctica “estar corriendo tras el reloj” es el día a día de muchos proyectos.
En tu comentario mencionas la sostenibilidad, que también es un elemento crítico sobre el que reflexionar. Creo que daría por sí de un post entero 🙂
En cuanto a la comunicación con el cliente realizada por el responsable de proyecto, es cierto que también es importante (hablas de pedagogía con el cliente, un término curioso pero nada desacertado). Me parece que es una parte fundamental, tanto en el caso de clientes externos como de clientes internos. Supongo que en este último caso, cuando los proyectos se realizan dentro de la organización, puede resultar incluso más importante (especialmente si la imagen de otras áreas de negocio tienen un concepto desafortunado del Departamento de TI).
Buen día Toni,
Me parece muy interesante reflexión, y cuanto a la pregunta no se puede evitar lo inevitable, pero si se puede estar preparado para cualquier tipo de situación. Pienso que una solución sería tener al equipo de colaboradores separado por grupos, manera de que si existe un OVERTIME, no tengan que repetir la misma jugada los mismos miembros del grupo para no perder la eficiencia y eficacia del equipo total, tener listo al equipo de respaldo siempre que exista necesidad y estos varíen.
Saludos.
Gracias por tu comentario, Alejandro.
Efectivamente, esa podría ser una solución válida, siempre y cuando tuviéramos suficientes recursos, como bien dices.
Saludos!