Consejos para superar el examen PMP

Recientemente tuve el privilegio de obtener la certificación PMP (Project Management Professional), tras unos cuantos meses de estudio.

En este breve post, quisiera compartir ideas, sugerencias y algunos consejos de cara a la preparación de este examen.

Nota: hay ya tanta información sobre este examen, sobre sus requerimientos y sobre el PMBoK que me centraré en los aspectos más prácticos. Si quieres saber algo más en concreto y no lo ves aquí recogido, puedes contactar conmigo o comentar este post.

Preparación al examen

• Lee y lee, varias veces, tu material de estudio y documentación. Especialmente, el PMBoK. No es una lectura ligera, y resulta extremadamente fácil perder la concentración (por eso mismo es importante leerlo varias veces). El día antes leí (por cuarta o quinta vez) determinados capítulos, y para mi sorpresa, detecté varios aspectos clave que, irónicamente, aparecieron en mi examen. ¡Toda frase cuenta!
• Es importante practicar con un simulador. Te permite prepararte para el estilo de preguntas, adquirir patrones de respuesta a determinadas situaciones (por ejemplo, cuándo contactar con el sponsor y cuándo reunirte con el equipo), controlar tiempos,… Es importante que el simulador sea de la mayor calidad posible.
• Como documentación, existen numerosas publicaciones. Yo empleé dos: el PMBoK y la obra de Rita Mulcahy. Ésta última me ha parecido una herramienta clave para comprender determinados aspectos del PMBoK, y da pautas interesantes de cara al examen. Altamente recomendable.

Qué estudiar

• Debes estudiar todo el PMBoK. No desestimes nada de esa publicación. Esto incluye el glosario. Por lo tanto, no hay nada que ‘puedas dejar de lado’.
• El examen presupone que dominas determinados aspectos que no aparecen explícitamente en el PMBoK. Por ejemplo, el modelo de desarrollo de equipos de Tuckman o las teorías X e Y de McGregor. Por lo tanto, necesitas material adicional de estudio.
• Acerca del Framework: es clave saber ubicar tu rol de jefe de proyecto en cualquier organización. Presta especial atención a la tabla de organizaciones funcionales, matricial débil, etc.
• Acerca de Integración: es importante dominar el inicio de un proyecto (Project Charter, sus entradas, herramientas y salidas) así como el cierre de un proyecto. Comprender el Proceso de Control  Integrado de Cambios y su relevancia es fundamental. El control de los cambios y la gestión de las líneas base son aspectos recurrentes del examen.
• Acerca de Gestión del Alcance: conviene dominar las técnicas de recopilación de requisitos, así como comprender la relevancia de la EDT para la gestión del proyecto.
• Acerca de Gestión del Tiempo: fundamental dominar los diagramas de red, y la compresión de cronograma (fast-tracking y crashing). En mi caso, tuve hasta 8 preguntas de diagramas de red (desde cálculo de holguras hasta evaluar el impacto de una determinada compresión de cronograma).
• Acerca de Gestión del Coste: es importante dominar tanto el cálculo del valor ganado (EVM) así como la relación de Riesgos y Costes (reservas de contingencias). Hubo varias preguntas relativas a EVM.
• Acerca de Gestión de la Calidad: éste área, junto con la Gestión de Riesgos, es muy importante de cara al examen. Es necesario dominarla al detalle, incluyendo todas las técnicas de control de calidad (y para qué se utilizan) así como comprender las implicaciones del proceso de Aseguramiento de la Calidad.
• Acerca de Gestión de Recursos Humanos: las preguntas de este área no dan demasiados problemas, pero es importante tener claro todos los procesos. Un aspecto clave es la teoría de organizaciones y las habilidades interpersonales: McGregor, Maslow, Tuckman,… El libro de Rita Mulcahy es excelente de cara a prepararse este área.
• Acerca de Gestión de Comunicaciones: las preguntas de este área tampoco dan muchos problemas. Resulta importante comprender la relevancia de la gestión de expectativas, las diferencias entre Distribuir Información e Informar del Desempeño, conocer los tipos de comunicación, etc.
• Acerca de Gestión de Riesgos: este área, junto con la Gestión de Calidad, es muy importante de cara al examen. Es necesario dominarla al detalle, incluyendo ejercicios de árboles de decisión y las técnicas y herramientas de los Análisis Cualitativo y Cuantitativo.
• Acerca de Gestión de Adquisiciones: es importante comprender el proceso habitual de compras en grandes proyectos (eso incluye la relación con el procurement manager), así como los tipos de contrato. El capítulo del libro de Rita Mulcahy sobre Adquisiciones es excelente, altamente recomendable.
• Acerca de la parte ética y responsabilidad profesional: es importante saber resolver preguntas situacionales acerca de propiedad intelectual y comportamiento ético. No son particularmente difíciles, pero conviene tenerlas claras para asegurar el examen.

Instantes previos al examen

• Acude con tiempo al centro de evaluación. 30 minutos de margen debería ser suficiente.
• Lleva dos documentos identificativos. Uno de ellos, al menos, debería tener fotografía y los dos contener tu firma. En España, podría ser el Documento Nacional de Identidad (DNI) y el permiso de conducir o una tarjeta de crédito.
• Procura descansar bien la noche antes y controla tu biorritmo. Es un examen largo, de 4 horas, y no querrás tener dificultades añadidas por necesidades fisiológicas como sueño, sopor, hambre o sed (o todas las anteriores simultáneamente).
• No puedes entrar a la sala nada salvo tu ropa. Eso incluye reloj, móvil, cartera y cualquier cosa que puedas llevar en los bolsillos. El centro tendrá taquillas para que deposites todo eso. Ahorra tiempo y preocupaciones, y procura entrar al centro con todo eso en una mochila o pequeña bolsa. Recuerda, cuantas menos distracciones en los momentos previos y durante el examen, mucho mejor. ¡Necesitas estar al 100%!
• El centro te proporcionará material para escribir (en mi caso, 2 lápices) y varias hojas. La herramienta del examen incluye una pequeña calculadora (similar a la de Windows).

Durante el examen

• Antes de comenzar, tienes unos minutos para un breve tutorial de la herramienta. Esos minutos no cuentan para las 4 horas del examen.
• Si estás acostumbrado/a a realizar tests en simuladores, gran parte del tutorial no te enseñará contenido nuevo. Puedes aprovechar ese tiempo para realizar lo que se conoce como un ‘brain dump‘, un volcado de información memorizada en los papeles que te dan. El brain dump que yo hice fue la tabla de procesos clasificadas por grupos de procesos y áreas de conocimiento, así como todas las fórmulas relevantes.
• El examen dura 4 horas. Procura dosificar bien el tiempo. En mi caso, me sobró menos de 5 minutos al terminar de responder todas las preguntas, y apenas pude revisar rápidamente las 10-15 preguntas que marqué como revisión.
• Recuerda: 200 preguntas. Todas con 4 opciones de respuesta. Sólo puedes marcar 1 opción por pregunta. No se penalizan las preguntas mal respondidas. Responde todas.
• No existe una cantidad claramente estipulada de preguntas correctas para superar el examen, aunque existe cierto consenso de que el porcentaje de acierto debería rondar el 65%. Nota: En cualquier caso, si lo reflexionas, te darás cuenta de que es un dato completamente inútil para  prepararte de cara al examen (si en lugar de un 65% fuera un 72%, ¿te prepararías mejor para el examen? ¿de verdad?)
• La gran mayoría de las preguntas son situacionales. Se pretende evaluar tu conducta como responsable de proyectos, que dominas las buenas prácticas de gestión de proyectos y que sabes tomar decisiones y gestionar problemas… El examen no pretende evaluar únicamente tu capacidad de memorización.
• Personalmente dediqué un gran esfuerzo en memorizar las entradas, herramientas y técnicas y salidas (conocidas como ITTOs: Inputs, Techniques & Tools, Outputs). Una vez hecho el examen, puedo decir que no fue un esfuerzo especialmente útil. Es mucho más conveniente comprender y saber explicar cada elemento, en lugar de recordar a qué proceso pertenece. En mi caso hubo menos de 10 preguntas sobre ITTOs, y casi todas podían responderse con facilidad si comprendes el flujo de procesos del PMBoK. Ojo si tu simulador de tests se centra mucho en este aspecto, porque podría distraerte en tu forma de prepararte al examen.
• Muchas preguntas requieren saber cuál es la opción correcta, pero otras requieren saber discernir cuál es la opción ‘más apropiada’ (todas son técnicamente correctas). Sobra decir que este segundo tipo de preguntas son más complejas de responder.
• Las preguntas que siempre me han parecido más difíciles son aquellas que te exigen saber decidir qué es lo primero que deberías hacer. Es decir, se te propone una situación ejemplo y se te pregunta «¿qué es lo inmediatamente posterior que deberías hacer en este caso?». Son preguntas con las que se evalúa si conoces bien el flujo de procesos del PMBoK o si dominas la priorización en el ámbito de toma de decisiones.

Después del examen